Die Zukunft der Rechnungsstellung ist digital
Digitale Tools verändern die Art und Weise, wie Unternehmen E-Rechnungen erstellen und verwalten. Durch den Einsatz moderner Softwarelösungen wird der gesamte Prozess effizienter und weniger fehleranfällig. Automatisierte Funktionen zur Rechnungserstellung und -versendung reduzieren manuelle Eingriffe und minimieren so das Risiko von Irrtümern. Im besten Fall ermöglichen diese Tools eine einfache Integration in bestehende Systeme, was ihre Implementierung erleichtert. Die Benutzerfreundlichkeit aktueller Anwendungen hat Priorität, damit auch Teammitglieder ohne spezielle technische Kenntnisse schnell mit dem System vertraut werden. So kann Ihr Unternehmen Zeit und Ressourcen sparen, während die Professionalität der Geschäftskommunikation steigt. Ein weiterer Vorteil ist die Möglichkeit, den Überblick über offene Rechnungen und Zahlungen zu behalten, was die Liquidität verbessert. Mithilfe von digitalen Tools wird die E-Rechnung dann von der Pflicht zu einer komfortablen Lösung, die das Unternehmen voranbringt. Das passt zu unserem Credo: Setzen Sie auf sinnvolle Digitalisierung.
Was ist eine E-Rechnung?
Nein, ein PDF ist keine E-Rechnung, das dürfte sich mittlerweile herumgesprochen haben. Textdatei in PDF umwandeln oder gar Papierrechnung scannen und als PDF verschicken hat mit der elektronischen Rechnung ab 2025 nichts am Hut. Die E-Rechnung ist eine digitale Rechnung, die auf einem strukturierten Datenformat basiert. Sie wird elektronisch übermittelt, automatisiert empfangen und weiterverarbeitet. Die E-Rechnung entspricht den Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU und ist eine ordnungsgemäße Rechnung im Sinne des Umsatzsteuerrechts (§ 14 UStG).
Strukturiertes Format bedeutet, dass die Rechnungsinformationen maschinenlesbar sind. Das XML-Format (XML steht für Extensible Markup Language) ermöglicht eine strukturierte Darstellung der Daten. Fürs schnelle menschliche Lesen ist das nicht geeignet. XML ist kein neues Format., es wird seit mehr als 25 Jahren in verschiedenen Versionen für den plattformunabhängigen Austausch von Daten zwischen Computersystemen vor allem im Internet eingesetzt. Ein E-Book im XML-Format könnte z. B. mit diesen Datenzeilen beginnen:
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<books> <book>
<title>XML für Anfänger</title>Die E-Rechnung wird auf elektronischem Weg unmittelbar von der Rechnungssteller zum Rechnungsempfänger übermittelt. Eine physische Übertragung findet nicht statt, Postkutsche war gestern.
Die E-Rechnung kann automatisiert und ohne händische Bearbeitung direkt in die Buchführungssoftware eines Unternehmens importiert und dort weiterverarbeitet werden.
Vorteile der E-Rechnung:
Mit der E-Rechnung kommt eine effiziente und transparente Möglichkeit, Rechnungen zwischen Unternehmen auszutauschen und zu verarbeiten. Nehmen wir einmal an, alle organisatorischen Hürden sind gemeistert, alle Mitarbeitenden informiert und geschult, die Rechnungsprozesse umgestellt. Im Idealfall führt das zu positiven Ergebnisse aus Unternehmenssicht. Die wichtigsten Vorteile nach der Umstellung auf die E-Rechnung:
Die maschinenlesbaren Daten und die automatisieren Abläufe reduzieren Fehlerquoten.
Die automatisierte Verarbeitung der Daten reduziert die Bearbeitungszeit für einen Rechnungsvorgang und damit auch die Kosten.
Die E-Rechnung ist transparent, Rechnungsinhalte können überprüft und nachvollzogen werden. Im B2B-Bereich werden E-Rechnungen für alle Lieferungen und Leistungen ausgestellt.
Die E-Rechnungspflicht ab 1. Januar 2025 bei allen Geschäften im B2B-Bereich, also bei allen Geschäften zwischen mindestens zwei Unternehmen, und zwar sowohl für inländische Unternehmen als auch für Selbstständige. Für Kleinunternehmen sind Übergangsregelungen im Gespräch. Privatpersonen betrifft das alles also derzeit (noch) nicht. Dennoch sind alle gut beraten, sich in Grundzügen mit dem Thema vertraut zu machen. Eine Umfrage im Bekanntenkreis ergab, dass vielen das Thema E-Rechnung noch völlig fern liegt.
Selbst wer als Freiberufler*in, Einzelunternehmer*in, Start-up oder Kleinunternehmen 2025 selbst noch keine E-Rechnung ausstellen muss, sollteE-Rechnungen empfangen (und lesen!) können. Für den Empfang genügt eine E-Mail-Adresse. Um die auf diesem Weg empfangene E-Rechnung auch lesen zu können, gibt es kostenlose Tools. ELSTER ("Ihr Online-Finanzamt")z. B. bietet die kostenlose Visualisierung von E-Rechnungen auf der Website des Portals an:: https://www.elster.de/eportal/e-rechnung
Linktipps für weitere Infos zur Einführung der E-Rechnung
Alle gängigen Anbieter von Buchhaltungslösungen bieten inzwischen Lösungen zum Ausstellen und Empfangen von E-Rechnungen an. Wenn es nur um den Empfang von E-Rechnungen geht, gibt es viele kostenlose Tools, die die Daten auslesen und im PDF-Format darstellen können. Eine einführende Übersicht über die wichtigsten Tools, Erfordernisse und Lösungen geben u. a. die folgenden Links:
Verband der Gründer und Selbstständigen Deutschland e. V., Checkliste und Vergleichstabelle: https://www.vgsd.de/checkliste/
Bundesfinanzministerium, Fragen und Antworten zur E-Rechnung: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html
